Elektronisches Rechnungsformat ZUGFeRD

ZUGFeRD einfach erklärt

Das elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde entwickelt, um den Austausch von Rechnungen einfacher, schneller und sicherer zu machen. Es verbindet zwei Welten in einem Dokument:

1. Die klassische PDF-Rechnung, die jeder sofort öffnen und lesen kann.
2. Eine XML-Datei, die alle Rechnungsdaten strukturiert enthält und von IT-Systemen automatisch verarbeitet werden kann.

Damit ist ZUGFeRD ein sogenanntes Hybrid-Format. Unternehmen haben den Vorteil, dass Rechnungen sowohl für Menschen als auch für Maschinen nutzbar sind.

Warum ZUGFeRD wichtig ist

Die elektronische Rechnungsstellung hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Viele Gründe sprechen dafür:

• Öffentliche Auftraggeber und immer mehr Unternehmen verlangen standardisierte E-Rechnungen.
• Buchhaltungs- und ERP-Systeme können Daten aus ZUGFeRD direkt einlesen.
• Zeit- und Kostenaufwand sinken spürbar, da manuelle Eingaben überflüssig werden.
• Mit PDF/A-3 ist die gesetzlich geforderte revisionssichere Archivierung möglich.

Vorteile auf einen Blick

• Ein international anerkannter Standard
• Direkte und automatisierte Weiterverarbeitung
• Lesbare PDF-Rechnung kombiniert mit strukturierten Daten
• Zukunftssicher und ideal für die digitale Transformation

ZUGFeRD im INBUS-System

Wir haben ZUGFeRD bereits am 25. Februar 2019 in unserem INBUS-System eingeführt. Seitdem können unsere Kunden Rechnungen nicht nur als PDF versenden, sondern erhalten zusätzlich eine XML-Datei mit den wichtigsten Daten.

Das bedeutet:

• Die Rechnung ist für jeden Mitarbeiter sofort sichtbar und verständlich.
• Gleichzeitig stehen alle Daten für eine automatisierte Weiterverarbeitung zur Verfügung.
• Durch das PDF/A-3-Format ist die rechtssichere Archivierung jederzeit gewährleistet.

Damit haben wir einen wichtigen Schritt in Richtung moderner und effizienter Rechnungsprozesse umgesetzt.

Was unsere Kunden davon haben

Die Einführung von ZUGFeRD im INBUS bringt klare Vorteile:

• Rechnungen werden schneller verarbeitet
• Fehler durch manuelle Eingaben werden vermieden
• Zeit und Kosten im Rechnungswesen werden reduziert
• Rechtssicherheit bleibt garantiert

Unternehmen, die mit ZUGFeRD arbeiten, profitieren von deutlich effizienteren Abläufen und gewinnen wertvolle Ressourcen für andere Aufgaben.

Unser Beratungsangebot

Wir wissen, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungen Fragen aufwerfen kann. Deshalb unterstützen wir unsere Kunden von Anfang an:

• Wir analysieren Ihre bestehenden Prozesse
• Wir beraten, wie ZUGFeRD am besten in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann
• Wir helfen bei der Integration in bestehende Systeme
• Wir stehen für Support und Fragen jederzeit zur Verfügung

Unser Ziel ist es, Ihre Rechnungsprozesse digital, rechtssicher und effizient zu machen. Sprechen Sie uns gerne an – wir beraten Sie persönlich und finden gemeinsam den besten Weg für Ihr Unternehmen.

Quelle: Forum elektronische Rechnung Deutschland (FERD)

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